Bookmarks / Gespeicherte Suchen

Mit Bookmarks können Sie komplexe Suchen als Favoriten speichern und Ergebnisse immer wieder per Mausklick aufrufen.

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Was sind Bookmarks?

Die Bookmark-Funktion (Gespeicherte Suche) lässt Sie oft benötigte Suchen speichern und mit einem Klick wieder aufrufen. Diese Funktion eignet sich besonders zur Zeitersparnis und Vereinheitlichung bei wiederkehrenden Suchvorgängen mit komplexen Filtereinstellungen. Stellen Sie beispielsweise den Datumsfilter in der Zeitdimension auf „letzte Woche“, „letzten Monat“ oder ähnliches, um die Ihrer Suchanfrage entsprechenden im angegebenen Zeitraum neu hinzugekommenen Dokumente mit einem Klick aufzurufen. Oder lassen Sie sich per E-Mail-Benachrichtigungen über neu hinzugekommene Dokumente, die Ihren Suchkriterien entsprechen, informieren. Exportieren Sie die Suchergebnisse, wenn Sie z.B. im Projektmanagement oder im Controlling regelmäßig Berichte über diverse Aktivitäten erstellen müssen.

Bookmark Schnell-Funktion

Unter der interaktiven Such-Zeile finden Sie den Knopf „Favoriten (n)“ mit einem Lesezeichen-Symbol; die Zahl in Klammern zeigt, wie viele Bookmarks Ihnen zur Verfügung stehen (eigene und öffentlich geteilte). Ein Klick öffnet ein Aufklappmenü, über das Sie Bookmarks anlegen und aufrufen.

Knopf „Favoriten (1)“ in der Werkzeugleiste unter der Suchzeile

Konkret bietet Bookmarking die folgenden Funktionen:

Bookmarks erstellen: Abspeichern von Suchen als Bookmarks
Bookmarks laden: Laden von zuvor abgespeicherten Suchen mit aktualisierten Suchergebnissen
Bookmarks veröffentlichen: Veröffentlichen von Bookmarks für andere User (mit entsprechender Berechtigung)
E-Mail Benachrichtigungen abonnieren: (mit entsprechender Berechtigung) regelmäßig über neu hinzugekommene Dokumenten, die Ihrer gespeicherten Suche entsprechen, informiert werden
Bookmark-Verwaltungsansicht: Durchsuchen und Löschen von gespeicherten Bookmarks

Bookmark erstellen

Legen Sie ein Bookmark an, indem Sie auf „Favoriten (n)“ klicken und im Aufklappmenü „Favorit anlegen“ (Plus-Symbol) wählen. Bookmarks lassen sich nur zu einer aktiven Suche anlegen.

Aufklappmenü „Favoriten“ mit dem Eintrag „Favorit anlegen“

Danach erscheint ein Formular, in dem Sie die folgenden Details zum Bookmark eingeben können:

Titel des Bookmarks (searchit schlägt Ihnen standardmäßig als Titel die von Ihnen eingegebenen Suchbegriffe vor)
Weitere Informationen (geben Sie Zusatzinformationen zur Suche und zum Bookmark ein)
Öffentlich teilen (macht das Bookmark für andere Benutzer sichtbar; nur mit entsprechender Berechtigung)
Abonnieren (E-Mail-Benachrichtigungen zu Ihrem Favoriten, mit Abonnement-E-Mail und Häufigkeit; nur mit entsprechender Berechtigung)

Mit „Favorit speichern“ legen Sie das Bookmark an.

Formular „Favorit anlegen“ mit Titel, weiteren Informationen, „Öffentlich teilen“, „Abonnieren“ und „Favorit speichern“

Bookmark laden, bearbeiten & löschen

Nach dem Anlegen eines Bookmarks (Favoriten) können Sie dieses abrufen, bearbeiten oder löschen. Klicken Sie dazu auf „Favoriten (n)“ unterhalb der interaktiven Suchzeile.

Dadurch erhalten Sie ein Aufklappmenü mit Ihren eigenen Bookmarks und darunter den öffentlich geteilten. Es bietet folgende Möglichkeiten:

Laden des Bookmarks (Aufruf des gespeicherten Suchvorgangs mittels Klick auf den Bookmark-Titel)
Bearbeiten des Bookmarks (mittels Klick auf das Stift-Symbol, nur bei eigenen Bookmarks)
Löschen des Bookmarks (mittels Klick auf das Papierkorb-Symbol, nur bei eigenen Bookmarks)

Aufklappmenü „Favoriten“ mit einem öffentlich geteilten Bookmark

E-Mail Benachrichtigungen abonnieren

Für jeden Ihrer Favoriten können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung aktivieren. So werden Sie automatisch informiert, sobald neue Inhalte erscheinen, die den von Ihnen definierten Filterkriterien entsprechen (z. B. Dokumenttyp, Speicherort, Autor, Zeitraum etc.).

Folgende Benachrichtigungsintervalle stehen Ihnen dabei zur Verfügung:

Täglich – Zustellung um 8:00 Uhr
Wöchentlich – jeweils Montag um 8:00 Uhr
Monatlich – jeweils am 1. des Monats um 8:00 Uhr

Die Einstellung erfolgt beim Speichern oder Bearbeiten Ihrer Favoriten über das Häkchen „Abonnieren“; ob es angezeigt wird, hängt von Ihrer Berechtigung ab.

Formular „Favorit anlegen“ mit gesetztem Häkchen „Abonnieren“, Abonnement-E-Mail und Häufigkeit

Bookmark Verwaltungsansicht

Ist das Modul „Suchlinks Favoriten“ für Ihre Organisation eingerichtet, erreichen Sie darüber die Übersicht aller gespeicherten Bookmarks – eigene und öffentlich geteilte (erkennbar am Personen-Symbol). Je Bookmark sehen Sie:

Bookmark-Titel und Datum der letzten Änderung
Anzahl der gespeicherten Filter

Ein Klick auf den Titel lädt die gespeicherte Suche.

Modul „Suchlinks Favoriten“ mit einem öffentlich geteilten Bookmark

Zuletzt aktualisiert am 21.09.2026